如何在职场先人一步?近藤麻理惠教你从文件整理做起-相聚福冈

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如何在职场先人一步?近藤麻理惠教你从文件整理做起

 

最近被老板训斥,桌子上乱七八糟的,有时候找东西也找不到。昨日老友介绍了叫做近藤麻理惠整理法的给喵喵。喵喵尝试后果然是提高了效率。今日就分享出来这个给大家吧,希望对大家的工作有好的作用。

 

先整理,后收纳

 

大家常说收纳整理,其实真正的顺序是整理在前,收纳在后。

整理是个动脑的活儿,收纳是个体力活。

整理,是思考物品与自己的关系,并决策物品的去留。

收纳,是将物品收容纳入合适的空间,摆放到固定位置。

没有经过整理,就开始收纳,实际上是在屯物。

收纳只不过是做到了漂亮甚至规整地囤积物品,但是不解决根本问题。

 

在扔东西之前,先想想理想的工作环境,你要不要被垃圾包围?要不要被不喜欢的东西包围?

 

 

1、把所有同类的东西从收纳空间里一样不剩地全拿出来,集中在一个地方,再做判断。

2、一件一件地接触,判断碰到的瞬间,是否砰然心动。

 

举个栗子。

有一天整理名片,整理完了之后发现名片一张都不用留。要联系的人早联系了。不联系的人,对方离职跳槽多年了也还是没有联系。

「万一有一天要用了怎么办?」

这个万一不会到来的。

退一万步说,如果你有极大的动力、压力和需要,要去找到一个人的联系方式。怎么可能没有名片这种小事,能够阻挡到你?怎么样都能通过社交圈找到对口的人。

扔完了名片之后,名片夹没有用处了,于是收纳物品----名片夹,也可以扔了。

 

文件整理的基本原则是「全扔」

 

文件类的整理,有一个基本理念是全扔。

全扔可怕吗?不可怕的。没有这个信念,啥都扔不掉。

全扔难以操作吗?不难。因为咱们以前没有想过全扔,所以没思考过全扔的方法。

在全扔的原则下,有以下类东西是需要保留的:

 

  1. 现在手头正在用的文件。
  2. 短时期内需要用的文件,比如在项目执行期间3个月,相关文件在期间内需要使用到。
  3. 万一扔掉会非常困扰的文件。例如,需要长期乃至终身保存的文件,身份证、户口本、房产证、学位学历证、结婚证、行驶本、驾驶证、护照等。这部分已经进入贵重物品范畴,应当拎出来和其他贵重物品一起保存。
  4. 工作中需要保留为存证的文件:如合同、项目最终成果、带章带字的文件等。

 

注意:

在工作过程中,还会产生一些想要保存的文件:例如奖状、聘书、证书等。

这部分如果不具有贵重物品性质,而又出于心动想要保存的情况下,应当与回忆物品一起保存。

但是,这里,如果你喜欢内瓤,不喜欢外壳的话,外壳也可以扔,比如:

不要保留不在自己的工作范围和职责范围之内的文件。

不要帮领导和同事囤积物品。

请仔细思考你手上的文件究竟是你的,还是别人的。

如果你整理物品时,发现有别人的文件,这是个好机会,说明你的工作界限不清。

应该感谢整理带给你的启发,解决一下这个问题。

经过整理步骤后,桌面啥都没有了。保持台面无物,将东西收纳到柜子里。

再举个栗子。

常用抽屉一共三个。

一个放办公用品和小物品。

一个放文件和保存的成果。

一个空着,放香薰灯,钱包和折叠好的大衣。

 

文件的具体收纳

现在我们就开始收纳了。

  1. 文件:有电子件的不保存纸版。盖章合同请财务统一保存。你算算看有多少文件,在买个合适且心动的文件夹收纳。不要多买文件夹。
  2. 单据:发票需要报销的请单独放入发票夹子。买一个发票收纳盒子。由于你非常清楚要装的东西有多少,所以不用多买。
  3. 小票:全扔以后应该是没有了。如需记账,请记账后扔。
  4. 会员卡、购物卡、积分卡:拍照整理到印象笔记等app以后,可以全扔。商家使用时报卡号就可以了。如果你不放心,不要拖延,立刻给所有商家打电话确认是否一定要实体卡使用,绝大多数商家都可以报卡号使用。如果这个付出都不愿意做的话,说明你没有那么喜欢你的卡哦。不喜欢又不心动的东西,不要留在身边。
  5. 请竖着直立收纳,找几个方便的且你心动的小盒子,竖着收纳起来。能立的尽量全部立起来。我办公用品少,放个清洁用品抽屉示意一下。

 

喵喵觉得之所以没办法丢东西,是因为感情上的舍不得。虽然这就和感情一样当断不断其意自乱,但是也有好办法。单位肯定有自己的一些私人物品比如说纪念品什么的。整理的接触的时候千万别从纪念品,名片入手,就先从普通的上班文件开始整理会比较容易保持理性。

 

文件的丢弃

 

除了“现在正在用”,“近期内会需要”,“需要一直保存”的文件之外,都丢掉吧。

 

“现在正在用”的文件属于待办,譬如必须回复的信件、预计提交的报告、打算阅读的报纸等。可以用一个装“待办文件”的盒子来装这类文件,重点是这样的盒子只能有一个,绝对不能分散到各处。

 

 

“需要一直保存”的文件大约分两类,一类是证件、合同类这类文件直接放到普通的资料夹里收好就好。另外一类使用频率稍高,如杂志剪报 、 研讨会的摘要等,也放到一个统一的盒子或资料夹里统一收纳。

 

待办文件的盒子要以清空为目的。

 

 

一些纠结麻烦的文件请这样整理

 

广告,各种不再需要的资料,过期杂志,宣传资料

 

✕信用卡消费明细,需要的时候可以去查电子版

✕电器说明书

✕贺年卡

✕资薪明细表

 


用途不详的电线,请丢掉

这个东西简直就是大忌,比如手机充电线,ipad充电线,还有乱七八糟的其他的线

 

 

因为有太多的电线,所以实际上发生什么问题要从中选择时,反而变得麻烦,最后直接买新的,还比较快解决问题。因此趁现在整理时,只留下自己确实能够掌握用途的电线,莫名其妙的电线就丢了吧!

 

 

这些事情做完估计也就差不多桌子上就干净了。用这个办法也能整理自己家。喵喵觉得还是蛮有用的方法。希望大家都能节省时间先别人一步。

 

 

 

 

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本文由 相聚福冈 作者:janson 发表,转载请注明来源!

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